Para demostrar que una actuación existía aunque hoy no aparezca en el portal, necesita haberla respaldado en el momento en que sí estaba visible: una captura fechada del portal más el documento descargado, y sobre ese respaldo calcular una huella digital (hash) que fije su contenido exacto. Con esa huella y un registro ordenado de quién la conservó y cuándo, usted no afirma que la actuación existió: lo prueba de forma verificable, y cualquiera puede recalcular el hash y confirmar que nada se alteró.
¿Por qué desaparece una actuación y por qué eso lo deja expuesto?
Los portales judiciales colombianos se editan, se caen, se migran y se corrigen. Una actuación que usted vio ayer puede quedar oculta hoy por un ajuste de la fuente, un error de cargue o una corrección posterior. El problema no es solo técnico: si esa actuación marcaba el inicio de un término, sustentaba una nulidad o probaba una notificación, su desaparición lo deja sin el punto de apoyo sobre el que construyó su estrategia.
Aquí aparece el riesgo real: lo que no está respaldado con trazabilidad puede ser negado. Frente a un juez o a la contraparte, un pantallazo suelto guardado en el celular no distingue entre una prueba genuina y una imagen retocada. La sensación de que el sistema puede borrar, editar o "perder" lo que a usted le consta no es paranoia: es la razón por la que su respaldo debe nacer blindado, no improvisado el día que lo necesite.
¿Qué es un hash (huella SHA-256) y por qué prueba que nada cambió?
Un hash es una operación matemática que toma un archivo —un PDF, una captura, un texto— y produce una cadena corta de caracteres que funciona como su huella digital única. El estándar más usado se llama SHA-256. Su propiedad clave es esta: si cambia aunque sea un solo carácter del archivo, la huella resultante es completamente distinta. No hay forma de retocar el contenido y conservar la misma huella.
Eso convierte al hash en un sello de integridad. Si el día que descargó la actuación calculó su huella y la guardó, cualquier persona puede tomar hoy ese mismo archivo, recalcular la huella y comparar. Si coinciden, el archivo es idéntico al del día original; si difieren, hubo manipulación. Usted deja de pedir que le crean: entrega un mecanismo que cualquiera puede verificar por su cuenta.
¿Qué es la cadena de custodia digital y por qué sin ella la prueba pierde valor?
La huella prueba que el archivo no cambió, pero no cuenta su historia. Para eso existe la cadena de custodia digital: el registro documentado de qué se capturó, en qué fecha y hora, de qué fuente, y quién lo tuvo bajo control desde entonces sin interrupciones. Es la misma lógica que el derecho procesal ya conoce para la evidencia física, trasladada al archivo digital.
Una prueba sin cadena de custodia es frágil aunque sea auténtica, porque no puede demostrar que llegó intacta y sin manos ajenas hasta el expediente. El Código General del Proceso valora los documentos y su autenticidad, y una contraparte diligente atacará precisamente el eslabón débil: "¿cómo sabemos que ese pantallazo es de esa fecha y no se modificó después?". Una custodia bien llevada suele incluir:
- Origen: la fuente exacta de donde se tomó la actuación y su dirección.
- Momento: fecha y hora de la captura, no la de cuando la necesitó.
- Integridad: el hash del archivo, calculado en ese instante.
- Trazabilidad: el registro de conservación, sin vacíos que permitan dudar de una alteración intermedia.
¿Cómo se ata todo esto en la práctica, sin depender de su memoria?
La debilidad de hacerlo a mano es que usted no sabe de antemano qué actuación van a borrar, así que tendría que respaldar todo, todo el tiempo, y calcular huellas manualmente. Es inviable. Por eso lo sensato es que el respaldo con huella se genere automáticamente cada vez que se registra una actuación, y que el sistema compare versiones para detectar si algo cambió o desapareció en la fuente y avisarle.
En Compuasociados, la función de respaldo con hash y detección de cambios (disponible en los planes Plus y Max) hace justamente eso: al capturar cada actuación calcula y guarda su huella, conserva la evidencia fechada de la fuente y le señala cuándo una actuación fue modificada o retirada del portal. Así, el día que una actuación "ya no aparezca", usted no depende de recordar que la vio: tiene el archivo, su huella y su historia listos para demostrar, de forma que cualquiera pueda verificar, que existió tal como usted la conoció.